25. mail 2018 jõustus Euroopa Liidu isikuandmete kaitse üldmäärus (GDPR), mille eesmärk on muuta isikuandmete töötlemine inimeste jaoks läbipaistvamaks. Mida toob see määrus kaasa raamatupidajatele ja personalijuhtidele, selgitab raamatupidamisettevõtte Vesiir OÜ asutaja ja omanik Enno Lepvalts.

Segadust uue andmekaitseseadusega oli juba enne selle jõustumist omajagu ja ega lõpuni pole asjad selged ka praegu. Rahustuseks võib öelda, et kuigi inimesed kipuvad alati enne uute seaduste tulekut tundma hirmu, et kõik muutub, on tegelikult ju sarnase sisuga andmekaitsenõuded kehtinud meil Eestis juba pikemat aega.

Kas töölepingus sisaldavad andmed on seadusega nõutavad või vabatahtlikud?

Kuigi andmekaitsemääruse lugemisel tekib hirmutav küsimus, justkui peaksite hakkama oma töötajate käest küsima nõusolekut nende andmete töötlemiseks, see päris nii ei ole. Andmete töötlemine algab küll töölepingust, kuhu pannakse kirja inimese nimi, isikukood ja elementaarsed kontaktandmed (kusjuures hoolas tööandja küsib inimeselt ka dubleerivaid kontaktandmeid, mille kaudu ta oma töötajaga vajadusel kindlasti ühendust saaks), kuid siin tekibki esimene küsimus: kuidas saab see isik minu ettevõttes töötada, kui ta ei anna nõusolekut oma andmeid kasutada?

Andmekaitse inspektsiooni juhendmaterjal ütleb sellele teemale vastuseks, et on olemas seaduse alusel töödeldavad andmed ja nõusoleku alusel vabatahtlikult antavad andmed. Kumma alla kuuluvad siis inimese nimi, isikukood ja kontaktandmed? Mõningad õigusalainimesed arvavad, et ka töölepingut sõlmides peaks tegema sinna märke, et inimene annab nõusoleku oma andmete töötlemiseks. Kuid tegelikult on see nonsenss, sest mis juhtub, kui töötaja selle nõusoleku tagasi võtab?

Lühidalt öeldes on seadustest tulenevate nõuete täitmisel vaja lepingusse märkida inimese nimi ja isikukood ning mõningatel juhtudel ka lepingu sõlmimise asukoht. Lisaks on aga vajalikud ju inimese kontaktandmed, et anda talle üle tööstuhtest tulev dokumentatsioon. Kindlasti ei ole selleks mõistlik kasutada tööandja kontakte, mis on ikkagi pigem selleks kohaks, kus täidetakse töösuhtest tulenevaid kohustusi. Ehk kuna luba teatud andmete töötlemiseks tuleneb lepingust, võib sinna juurde panna märke, et andmeid töödeldakse vastavalt seadusele. Nõusolekut töötajatelt selleks pole vaja võtta.

Mida teha andmetega, mis ei sisaldu seadusega ettenähtud töölepingus?

Selliste andmete jaoks on tõesti vaja töötajalt saada eraldi nõusolek. Näitena võib tuua tema teise või kolmanda telefoninumbri või töötaja isikliku sõiduauto registreerimisnumbri. Samas aga tasub tähele panna, et kui sõiduki registeerimisnumber ja tehnilise passi koopia on vajalik lepingust tulenevate töökohustuste täitmiseks – näiteks isikliku sõiduautoga seonduvate kulutuste kompenseerimiseks – on nende andmete kogumine tööandja poolt seadusega ette nähtud.

Uksekaardid, võtmed või muud tööruumidesse sisenemiseks vajalikud lahendused on mõeldud tööaja fikseerimiseks ning see kohustus tuleb jällegi seadusest. Milliste vahenditega tööandja seda teeb, on tema otsustada, kuid see vahend peab olema seaduse kohaselt piisav ja samas minimaalne.

Uue seaduse põhiline eesmärk oli, et inimestel on õigus teada, kes milliseid andmeid tema kohta kogub. Seega on töötajal seadusest tulenevalt õigus teada, milliseid andmeid kogutakse tema kohta tulenevalt töötaja ja tööandja suhtest. Ühest küljest on see vajalik ka selleks, et kodanik saaks kontrollida, kas tema kohta esitatud andmed on tõesed ja ajakohased.

Mis saab ebavajalikest andmetest?

Selge on see, et inimene ei saa nõuda selliste andmete kustutamist, mille kogumine ja säilitamine on seadusest tulenev. Üldjuhul peab töölepinguid hoidma alles seitse aastat. Edasi on aga sätestatud, et pärast ettenähtud aja täitumist tuleks ebavajalikuks muutunud andmed viivitamatult kustutada, kuigi ilmselgelt päris iseenesest need ära ei kao. Ent kui keegi need andmed kustutab, peab andmebaas säilitama logiinfo, et kuidas ja millal inimese isikuandmetega midagi on tehtud. See tekitab omakorda küsimusi, milliseid andmeid ikkagi kustutati? Kui inimene saab teada, et tema neljast e-postiaadressist on kustutatud kolm ja ta tahab teada, millised need kolm kustutatut olid, pole ju võimalik neid enam taastada. See võib tunduda segane.

Logide säilitamisega on lood segased ka selles osas, et kas inimene peab saama näha, kes ja milliseid tema andmeid on vaadanud, muutnud või kustutanud? Kas need logid on isikuandmed või mitte? Kui on, siis peab jääma ju logisse maha kirje, kelle andmed on kelle poolt kustutatud ja parim variant oleks, kui päringu teinud saaks ka vastuse, millised andmed ära kustutati… Ühesõnaga – täna ei ole veel päris selge, kuidas need tehnilised nüansid lahendatakse.

Miks ja kes üldse andmehõivega kokku puutuvad?

On mitmed seadused, mis kohustuvad andmehõivet tegema. Need on näiteks Raamatupidamise seadus, Maksukorralduse seadus ning Rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise seadus. Kui kaks esimest seadust sätestavad selgelt, mis andmeid tuleb kui kaua hoida ega ei tekita probleemi nende inimestele teavitamisel, siis rahapesuseadusega on veidi küsimärk. Selge on see, et andmeid korjatakse, kuid segadus tekib isikuseire seisukohast – kui kohustatud isikuna seiret teen, siis määratlen ju ise andmehulga, mida ma korjan, aga kui palju kogutud infost võib avaldada?

Raamatupidamisfirmana on meie partnerid suuresti juriidilised isikud ning me peame koguma nende kohta andmeid. See andmehulk on selgelt määratletud, kuid hägune osa seaduse poolt määratletult on seire käigus korjatav andmestik. Kas seireandmeid tohib avaldada või mitte? Kui tohib, siis mis juhul ja mil määral? Keegi ei tahaks, et jõuasutused annavad neile mõista, et nad on avaldanud oma partnerite kohta lubamatuid andmeid, aga seadusest ei loe välja, millised õigused ja kohustused on nende avaldamisel. Loomulikult ei tohi neid andmeid avaldada juhul, kui isiku osas käib juurdlus. Selge on küll see, et kui ärisuhte lõppedes tuleb viie aasta pärast kõik andmed kustutada.

Mida teha puhkenurga sünnipäevakalendrite ja avalike esinemistega?

Iga tänapäeva ettevõte jookseb turunduslikus mõttes kõigest väest, et mitte olla paigal. Tehakse reklaamikampaaniaid, mänge, avalikke esinemisi, loteriisid. Kui näiteks tarbijamängu võitja osas on selge, et ta pidanud mängu sisenedes panema ankeedile „linnukese” oma andmete avaldamise või mitteavaldamise kohta, siis kuidas on lood kampaaniat läbiviiva ettevõtte sekretäriga, kellel palutakse kaamera ees võitjale kink kätte anda või kes jääb kaamerasilma ette pooljuhuslikult? Kas tema on allkirjastanud lepingu, et tema pilti, nime ja ametikohta võib avaldada? Vastus on, et kui sekretäri töölepingust ei ilmne, et see on tema kohustus ning ta pole andnud kirjalikku nõusolekut kampaanias osalema ja oma isikuandmeid töötlema, on tegemist seaduserikkumisega.

Võrdne sellega on paljude töökohade puhkenurkades seintel rippuvad sünnipäevakalendrid. Ka selliste andmete avaldamiseks peab olema luba, sest kuniks kõik on korras, on ju kõik hästi. Kui aga tööandja peaks mõne töötaja välja vihastama, leiatakse alati variante, kuidas teist osapoolt seaduserikkumises süüdistada.

Murekohaks osutuvad tõenäoliselt ka infotehnoloogilised lahendused. Igas ettevõttes on olemas tarkvaralised lahendused, mille vastavuse seadustele peaks üle kontrollima. Täna ei piisa ainult sellest, kui teie ettevõttele usaldatud andmed on kaitstud ja turvalises kohas, vaid peab suutma ka tõestada, et tarkvara vastab kõigile seadusega ettenähtud nõuetele ka logimiste ja andmevoogude osas.

Hirm paneb inimesed küll liikuma, kuid alati samm ette. Lugege rahulikult seadust ja konsulteerige spetsialistidega.

Swedbanki mobiilirakendusse saab alates 16. juulist sisse logida ainult Smart-ID, Mobiil-ID ja PIN-kalkulaatori vahendusel. Sarnaselt saab kasutada ka peagi turule jõudvat Swedbanki uue mobiilipanga prooviversiooni.

„Paraku on paroolikaart ajale jalgu jäänud. Üle-euroopalised reeglid ei pea seda enam piisavalt turvaliseks isiku tuvastamise vahendiks ning regulatsioonidest tulenevad piirangud muudavad paroolikaardid tulevikus kasutuks. Soovime, et üleminek uutele lahendustele oleks sujuv ja klientidel oleks nende katsetamiseks piisavalt aega. Seega kutsume üles kõiki paroolikaardi kasutajaid võtma võimalikult kiiresti kasutusele alternatiivsed autentimisvahendid. Mobiilipangas on nendeks Smart-ID, Mobiil-ID ja PIN-kalkulaator. Internetipanga puhul lisandub ka ID-kaart,“ rääkis Swedbanki klienditeenuste juht Ede Raagmets ning lisas, et peagi tuleb Swedbank välja ka uue mobiilipanga rakendusega, mida saab samuti kasutada ainult Smart-ID, Mobiil-ID ja PIN-kalkulaatori abiga.

Internetipanga kasutajaid ootavad muudatused ees sügisel, kui paroolikaardiga sisse loginud klientide jaoks muutuvad päevased ülekandelimiidid – alates 13. septembrist saab paroolikaardiga teha päevas 100 euro ulatuses makseid ja alates 8. novembrist kuni järgmise aasta 1. veebruarini 50 euro piires.

„Ehkki aina enam kliente on mõistnud vajadust võtta kasutusele täiendavaid viise, kuidas interneti- ja mobiilipanka siseneda, on siiski väga palju ka neid, kes kasutavad jätkuvalt sisse logimiseks ainult paroolikaarti. Tasub meeles pidada, et järgmise aasta veebruarist Swedbanki kliendid paroolikaarte enam kasutada ei saa,“ rõhutas Raagmets.

Tänaseks kasutab 163 000 Swedbanki klienti Smart-ID-d ja üle 120 000 kliendi Mobiil-ID-d. ID-kaardiga logib sisse keskmiselt 165 000 klienti kuus. 195 000 klienti kasutab tänaseni ainsa Swedbanki interneti- ja mobiilipanka logimise vahendina paroolikaarti.

Allikas: Swedbank

Riigi Infosüsteemi Amet on täiendanud Digidoci mobiilirakendust, mille tulemusel saab nüüdsest mugavamalt iOSi ja Androidi seadmes (nutitelefonis, tahvelarvutis või teleris) digiallkirjastatud dokumente avada ning neid ID-kaardi või mobiil-ID abil allkirjastada.

Selleks, et mugavalt tööasju ajada või teisteks tehinguteks vajalike digiallkirjastatud dokumentide lugemine ja allkirjastamine sujuks kiiresti ja muretult, tuleb vajalik äpp nutiseadmesse alla laadida.

Seda saab teha App Store’is (iOS) või Play Marketis (Android), märkides otsingusõnaks „RIA Digidoc”.

Plaanime rakendust edasi arendada ning ilmselt sügisel saab nutiseadme abildokumente ka krüpteerida ning dekrüpteerida.

Selleks, et nutiseadmes ID-kaardiga toiminguid teha, tuleb kasutada spetsiaalseid kaardilugejaid. Mobiil-ID puhul eraldi seadmeid vaja ei ole.

Iga päev antakse Eestis ligikaudu 300 000 digiallkirja.

Allikas: Riigi Infosüsteemi Amet

Tänaseks Eestis juba 21 aastat tegutsenud raamatupidamisettevõtte Vesiir OÜ juhi Enno Lepvaltsi arvates kaob tuim andmesisestustöö 4-5 aasta pärast ära ning raamatupidajal on rohkem analüütiku ja nõuandja roll. Nii kirjutas Enno Lepvalts 2014. aastal Raamatupidaja.ee’le antud intervjuus. Möödunud on kolm aastat ja mõned kuud. Lugedes seda artiklit tabasin ennast mõttelt, et huvitav kuidas siis on kõik muutunud nende aastatega ja mida Enno Lepvalts täna arvab.

Milline on täna raamatupidaja roll?
Enno Lepvalts arvab, et väga tasapisi on automaatne andmetöötlus levimas. Ma ei räägi siin B2B kaubanduses liikuvast infost – see on juba pikka aega toiminud masinate vahel. Pigem otsesest põhitegevusest välja jäävate kulude kajastamisel toimuvatest muutustest.

Mõned aastad tagasi ilmunud artiklis väitsid, et 4-5 aasta pärast kaob ära tuim andmetöötlus ja raamatupidajal on rohkem analüütiku ja nõuandja roll? Kuidas sellega siis nüüd aastal 2018 on?
Täna on olukord selline, et hakkaja raamatupidaja, kel on firmajuhi toetus, saaks enda raamatupidamise süsteemi üles ehitada nii, et vajadus tuima sisestus töö järele on minimaalne. Loomulikult ei tule see tasuta, aga siinkohal oleks paslik meenutada, et seesama tuim sisestustöö ei ole ka tasuta tulnud.

Tundub, et masinad pole siiani võtnud raamatupidajate tööd ära. Kas on olnud 4 aastaga arengut? Millisel moel on see olukord muutunud?
Ega see AI väljatöötamine lihtne ülesanne ei ole. Otse öelda – ei ole veel masinad võimust võtnud, aga suundumused on samad, mis olid seda 4 aastat tagasi. Tundub, et protsess on aeglasem, aga kindel.

Kui palju täna raamatupidaja tegeleb arvesisestusega, kas on märgata muutust 4 aastaga?
Lõikudes, kus otse arvesisestus on ära kadunud (olgem ausad – kaotatud), on tekkinud vajadus järelkontrolliks ja seda teeb enamasti raamatupidaja. Eelarvete puhul on teemaks kuluklassifitseerimine, tšekimajanduses, kus esineb skaneerimist, on jälle skaneerimistulemus vaja üle käia. Rõhuasetus on sellisel juhul muutunud, aga ei saa öelda, et lihtsamaks oleks läinud.

Kas oled märganud, et raamatupidajad on suutnud tekitada nõudluse nõuandja rolli järgi?
Vaadates viimase aja arenguid on pigem sellise nõudluse tekkimise taga riik – seaduste muutused. Ehk ootused raamatupidaja nõule on kõrged. Kui nö „riigi tellimus“ ära kaob, kas siis nõudlus hea nõu järele püsima jääb? Arvan, et nõudlus ei kao, natuke muundub ehk.

Kas on kätte jõudnud aeg, kus raamatupidaja teeb nn tuleviku tööd ehk esitavad ettevõtjale analüüse ja annavad nõu. Kas raamatupidajad on täna rohkem nõuandja rollis?
Kahjuks on olukord veel suuresti endine. Analüüsimist ei ole palju.

Kui palju raamatupidamisbüroo Vesiir OÜ veel täna nn sisestustööd teeb?
Võrreldes 4 a taguse ajaga ei ole olukord väga muutunud.

Kas täna on üldse raamatupidajate tase ja silmaring selline, mis võimaldavad seda rolli üldse täita?
Enno Lepvalts-i hinnangul on raamatupidajad ise muutustega kohanemas. Kindlasti on neid, kes välja ei vea. Julgen hinnata, et arvestatava hulga raamatupidajate tase veab julgelt kõrgendatud nõudmised välja. Ettevõtja toetamiseks vajalikku kogemust koolipingist ei saa, see tuleb aja jooksul.

Kas viimaste aastatega on muutunud tarkvara seadistamine selliseks, et ta toetaks analüüsi ja aruandlust ning ka automatiseeritud arvete käsitlust?
Kindlasti aja jooksul on arenguid ka äritarkvara osas. Automatiseeritud arvete käsitlust toetab suurem jagu tarkvarapakettidest. Aruandlus on omaette teema, kindlasti on võimalik leida mingi aruandetüüp, mida ei ole lahendatud, aga kui tarkvara sisemine ülesehitus on hea, siis ei ole selliste „puudujääkide“ likvideerimine probleemiks.

Kas raamatupidajad on muutunud teadlikumaks tarkvara võimaluste osas? Kas nad oskavad küsida ja kaasa rääkida?
Tundub, et raamatupidajad oskavad julgemalt tarkvaratootjatelt võimaluste kohta küsida ning on altimad ka ise kaasa rääkima. Eks sõltub ka tarkvaratootjast, kas ta on paindlik  nägema ühe kliendi soovis võimalust ka teistele klientidele või siis mitte.

2014. aastal ilmunud artiklit saate lugeda siit

1997.a. loodud Vesiir OÜ kuulub Eesti vanimate raamatupidamisettevõtete hulka. Tänavu maikuus tähistab Vesiir OÜ oma 21 tegutsemisaastat – Palju õnne!

Nüüd on suur juubel siis käes!

Kallid kliendid ja koostööpartnerid! Oleme väga õnnelikud, et need 21 aastat oleme saanud olla koos Teiega ja pakkuda Teile parimat lahendust. Tänud Teile selle usalduse eest!

Motivatsioon igal hommikul kontorisse minna seisneb inimestes. Meil on ääretult tore ja üksteist toetav tiim!  Rõõm on iga päev koos Teiega töödata. Meil on südamest hea meel ja tänud Teile kõigile!

Et sünnipäev endale meeldejäävaks teha, siis nautisime ühiselt toredat õhtut teemapeoga “Mõrvamüsteerium” Nõmme Jaamarestoranis Elsa.

Maksuamet on varemgi korraldanud kampaaniaid rõhumaks kodanike maksukuulekusele, kuid üheski seaduses pole kirjas, et ettevõtja peab endale palka maksma, kinnitas raamatupidamisfirma Vesiir OÜ asutaja ja omanik Enno Lepvalts.

“Küsimus tekib aga siis, kui väikeettevõtja teeb igapäevaselt palehigis tööd, soovib selle eest tulu, kuid palka endale ei maksa. Kui ta saab palga asemel tulu kuidagi teisti, siis tulevad mängu tõlgendused. Kõige tavalisem on see, et ettevõtja maksab endale dividendi. Kuid päris niisama lihtsalt ei saa öelda, et ma maksan endale palga asemel dividendi,” märkis Lepvalts.

Seaduses on dividendide maksmine selgelt reguleeritud. OÜ puhul peab dividendi väljamakseks olema esiteks osakapital sisse makstud. Kui osaühing on asutatud sissemakseta kujul ning seni kuni algkapitali makstud ei ole, siis dividendi maksta ei saa. “Seda küll tehakse, kuid see on vale, sest seaduse järgi pole võimalik seda dividendiks klassifitseerida,” lausus ekspert.

Kui kapital on ettevõttesse sisse makstud, siis peab vähemalt üks aastaaruanne olema kinnitatud ning ettevõte peab olema lõpetanud majandusaasta kasumis, et üldse võiks dividendi maksmise otsust teha. Dividend võib ka olla suurem kui aastakasum, kuid sel juhul peab ettevõte olema jooksvas kasumis.

Peale dividendi väljamakset ei tohi netovara minna alla seaduses ettenähtud miinimumi nõuet ehk alla 2500 euro või alla poole osakapitalist kui osakapital on suurem kui 5000 eurot. Lisaks tuleb arvestada ka ettevõtte tulumaksuga, mis dividendide otsustamisel tuleb raamatupidamislikult arvestada. “Kui need nõuded on täidetud, siis võib dividendi maksta. Kui ettevõttes kohe sellist raha ei ole, siis on mõistlik ära näidata, mis aja jooksul dividendi makstakse,” selgitas Lepvalts.

Dividendid kord kvartalis

“Dividendide väljamaksetega ei tohiks tekitada igavest regulaarsust, sest see on tõlgendatav palgana. Minu hinnangul võiks maksta dividende korra kvartalis, kuid vältida tuleks igakuist maksmist. Palka peab seaduse järgi maksma iga kuu,” lisas ta.

Kuigi palgamaksmine pole kohustuslik, on võlaõigusseaduse järgi õigus nõuda mõistlikku töötasu maksmist ning seda võib lõpuks otsustada kohus. “Kohus võib otsustada nii või naa – kohus võib otsustada, et ettevõtja oleks pidanud palka maksma. Kuna aga palgamaksmine pole otseselt kohustuslik ja kui kohustada kedagi kõrgemaid makse maksma kui on seaduses ette nähtud, siis see käib ettevõtlusvabaduse vastu,” tõdes ta.

Kui maksuamet kutsub dividende maksvad ettevõtjad konsultatsioonile, siis ameti soovituse peale kohustust palka maksta ei ole. “Igal ettevõtjal on oma valulävi, kuid veelkord, seadusest tulenevat kohustust palka maksta ei ole,” rõhutas Lepvalts.

Ettevõtja peaks maksuametis küsima, et millisele seadusele tuginedes ta on kohustatud palka maksma ning mis summas. Arvestada tasub sellega, et maksuamet võib tööjõumaksu sisse nõuda maksuotsusega. “Muidugi võib olla sellisel töötlemisel jumet ja mõni ettevõtja lööb kartma ja hakkabki palka maksma. Kui ettevõtja ei taha, et talle liiga tehakse, siis peab ta kohtusse minema. Maksuotsuse vastu saab kohtusse minna,” märkis ekspert.

Kaheksa tunni eest palk

Dividendide maksmine on äriseadustikuga reguleeritud, et milliste kriteeriumite alustel ja kui palju võib maksta. Kui neid reegleid rikkuda, siis on antud maksuametile võimalus vastupidist väita, et see pole dividend. “Maksude optimeerimine seaduse piires on lubatud. Kuid kui dividendide maksmisel seadust eirata, siis tuleb valmis olla selleks, et väljamakse võidakse klassifitseerida mitte dividendiks,” hoiatas ta.

“Kui ikkagi kaheksa tundi päevas töötada, siis peaks ettevõtja endale palka maksma, kuid see on tema otsus, kui palju ta palka maksab. Ettevõtja peaks aga maksuameti võimalike küsimuste korral olema valmis põhjendama oma otsust, et miks just nii,” soovitas Lepvalts.

Allikas: Sisuturundus (ST) artikkel www.raamatupidaja.ee

Enno Lepvalts, raamatupidamisfirma Vesiir OÜ juht valiti Eesti Raamatupidajate Kogu nõukotta.

Meil on hea meel teada anda, et meie tööka raamatupidamisfirma Vesiir juht Enno Lepvalts valiti Eesti Raamatupidajate Kogu (ERK) nõukotta. Lisaks on Enno tegus ERK raamatupidamisteenuse toimkonnas.

ERK ühendab raamatupidajaid, finantsjuhte, ökonomiste, ka audiitoreid – üle terve Eesti. Väljendades raamatupidajate seisukohti nii riiklikel kui ka ühiskondlikel aruteludel ja läbirääkimistel ning osaleb seadusloomes raamatupidajate huvide kaitsjana.

Novembrikuu Raamatupidamise Praktikus ilmus raamatupidajatele mõeldud kutseoskuste test.

See test on A. Nukka poolt koostatud raamatu­pidamise seaduse, Raamatupidamise Toimkonna juhendite ja Enno Lepvaltsi raamatu “Raamatupidamise sise-eeskirjade koostamine” (2013) põhjal.
Vaata testi siin või laadi alla pdf-formaadis raamatupidaja kutseoskuste test (avaldame RP toimetaja loal).

7. novembril ilmus Äripäeva raamatupidaja.ee portaalis intervjuu Vesiiri tegevjuhi Enno Lepvaltsiga. Milline on raamatupidajate tulevik? Millised ootused on juhtidel oma raamatupidajatele? Loe intervjuud siit!