Raamatupidamisprotsesside automatiseerimisest räägitakse aina enam ning võimalusi on turul väga palju. Sageli peljatakse, et automatiseerimine on kulukas ning aeganõudev. Kuid medali teine külg on raamatupidamisbüroo Vesiir OÜ juhi Enno Lepvaltsi sõnul hoopis see, et paljud raamatupidajad ei teagi, et seda tööd saaks teha teisiti.
Esimese hooga võib mõelda, et kui väljastame e-arveid ja kasutame kaupade sissevõtmisel elektroonilisi formaate, siis ongi kõik korras – olemegi väga automatiseeritud. Olenevalt ettevõtte spetsiifikast võib see tõesti 90-95 protsenti raamatupidamise dokumendimahust ära katta. Ent on veel mõned sammud, mida tasub ette võtta.
Võtame näiteks rahakäitlemise ehk pangakontod. Laekumised on ettevõtetel küll enamasti automaatsed, ent alati on võimalus, et mõnel laekumisel on info puudulik ning sel juhul tuleb käsitsi otsida õiged andmed. Selle osa võiks aga ära teha tehisintellekt ehk masin, kes püüab arvata, kellelt ja mille eest laekumine tuli. Ja kui selliseid olukordi tuleb korduvalt, saab raamatupidaja teha vastava märke ning edaspidi programm valeandmete osas häiret enam ei anna.
Tasumiste puhul loodetavasti asi nii hull ei ole. Kui genereerida tasumised raamatupidamise programmis, on igal tasumisel küljes täpne info, mida makstakse. Lisaks kontrollib neid andmeid ka pank. Siiski on oluline, et erinevate ettevõtete puhul ei läheks maksed vale ettevõtte alt.
Automaatne programm on siin suurepärane abimees, mis välistab inimlikust eksimusest tulenevad vead. Automatiseeritud raamatupidamisprogrammi juures on see kõige mugavam, et kui inimene on ühe liigutuse üks kord ära teinud, on tarkvaral see selge ning töötaja ei pea rohkem andmete sisestamise tarbetut käsitööd tegema. Ehk siis kord paika pandud reeglid jäävad alles nii kauaks, kuni need muudetakse või lõpetatakse.
Kahjuks paljud ei tulegi selle peale, et nii saaks oma raamatupidamise tööd oluliselt lihtsustada ja viia eksimused miinimumini. Nad paraku isegi ei tea, et saab teha ka teisiti.
Mõistlik on raamatupidamisprogramm liidestada tootmisega
Paljudele ettevõtetele pole rohkemat vajagi, kui automatiseerida sissetulevad ja väljaminevad dokumendid. Ent on ka ettevõtteid, kelle igapäevatöö on tootmine, sisemised komplekteerimised, laotöö ning logistika. Tootmise digitaliseerimisest, automatiseerimisest ja Tööstus 4.0-st oleme kõik kuulnud, aga mida see siis tegelikult tähendab?
See tähendab, et kõik tootmises kasutatavad seadmed ühendatakse ettevõtte andmebaasiga. Ja nii teavad insener, operaator kui ka masin ise, kui palju ja millist tooret masinasse sisestatakse, kui kaua töö aega võtab, milline on ühe toote omahind ning kui palju masin ööpäevas suudab toota. Ja kõik need andmed saab saata otse raamatupidamise andmebaasi ning nii on raamatupidajal, finantsjuhil ja tegevjuhil reaalajas ülevaade, kui palju on valmistooteid laos ning arvel.
Kõik need pealtnäha keerulised lahendused koosnevad tegelikult väikestest lihtsatest asjadest. Neid pisiasju on tootmises omajagu, ent kui masinad, seadmed ja arvutid omavahel suhtlema panna, on tootmine läbipaistev ja selge.
Liidestamine on Vesiiri juhi sõnul suur töö, aga see tasub end kindlasti ära.
Kui raamatupidamine ja finantsosakond saavad tootmisest reaalajas õiged andmed, on neil lihtne mõista, kus on kaod ning kuidas tootmist paremini optimeerida. Paraku on meil aga endiselt ka selliseid tootmis- ja tööstusettevõtteid, kus andmed on vaid Exceli-tabelites – see ei ole ühestki otsast tõhus töö!
Palga- ja tööajaarvestus on üks valdkond, mis on viimaste aastate jooksul selgelt näidanud, kui oluline on nende liidestamine. Selles vallas on palju lahendusi nii suurematelt tarkvaraettevõtetelt kui ka idufirmadelt, kinnitab Lepvalts.
Kui need liidestused raamatupidamisega on tegemata, pole nende andmete kogumisest suurt kasu, sest nende käsitsi sisestamine teeb meist masina orjad.
Seega tasub küsida nõu, kui soovite protsesse kiiremaks ja lihtsamaks muuta ning lõpetada rumala töö tegemine. Andmete sisestamine ning edastamine peab 21. sajandil käima automaatselt.
Vajate abi oma ettevõtte raamatupidamise või dokumentidega seotud küsimustega? Soovite rohkem teada raamatupidamise automatiseerimisest? Helistage 502 5203 või kirjutage enno@vesiir.ee ja saame kokku!